いつも仕事が忙しく残業ばかりで思うように時間が作れない。
このまま一生こんな生活なのか？
もっと自由な時間があれば、、、
という方も多いはず。
簡単な方法でこのような悩みを解決します。
時間管理ができる人はプライベート時間が増える
仕事にとらわれない時間を作れるようになると良いことだらけです。
- 仕事効率がよくなる
- 無理しない働き方ができる
- 余計なことを考える必要がなくなる
- イライラしなくなる
- 資格取得時間が作れる
そのためには今の生活を一度振り返り改善していくことが重要になります。
多くの方は頭の中では計画を立てています。
それでもなかなかうまくいかないのは自分ではどうすることもできないこともありますが、それ以外にも自分の振り返りをしていないからというところにも原因があるかもしれません。
自分の時間を作るためにはまず自分の行いも振り返ってみて本当にその通りになっているのか？日常的に考える習慣を身につける必要があります。
自分の働き方を振り返って忙しい原因を探してみる
では、どうやったら自分の行動を上手く振り返ることができるでしょうか？
すぐに過去の行動が振り返ることができればなんでもいいと思います。
それは手帳にメモする、スマホにメモするなど何でも良いです。
起きた時間から寝るまでの時間、仕事中は仕事のタスクの配分を書きます。
この時に今の自分が何で時間が足りていないのか？確認することができます。
仕事は定時までは働かなければいけませんが、忙しくても仕事と仕事の間の時間にも少し余裕を持ちたいですね。
原因には様々ありますが例として
- 期日が短すぎるから
- 重要度が高いので相応に時間がかかるから
- 自分の能力ではタスク処理に限界があるから
があります。
タスク管理はメモすると可視化できてわかりやすい
スケジュールの詰め込みすぎなどの忙しい原因が確認出来たら、次はこれからの忙しい仕事を改善しなければいけません。
改善するには、スケジュールをあらかじめメモしておくことです。
私の場合はパソコンやスマホよりも手帳にメモするほうが管理しやすいので手帳を使用しています。
時間を作るための方法
- スケジュールを予定にしてメモ帳の左に書いて右には実際に行った時間とタスクを書き出し、自分の考えている一日がそのとおりになるか確認。
- どこで時間が足りなくなっているのか？原因を見つける。
- 原因に対しての時間配分があっているのか？見直す。
- 仕事の優先順位を決めて期日までの時間配分を決める。
- 次の日から見直したスケジュールにしてタスクを行う。
簡単だと思ったかたはできていると思いますので時間を上手く作れる方だと思います。
以外に感覚だけで頭の中だけで行うのは脳に余計な負担がかかり疲れる原因にもなるのでスケジュールはあらかじめ決めておいてスケジュールは見るだけにしておけば次から次へと行動しやすくなります。
絶対にやることが、その日の終わりに振り返り今日の予定とあっていたか？を確認しておくことです。
メモに書き込むのは自分の一日の振り返りを行うためなので、そのためにスケジュールを計画しておくのです。
たとえば、
Aさんの一日
予定スケジュール
８：００ 仕事開始
８：００～９：００ 業務の連絡・調整
９：０５～１２：００ 優先タスクA
１３：００～１４：００ 会議
１４：１０～１６：００ 優先タスクB
１６：１０～１７：００ 優先タスクC、他タスクの確認
実際のスケジュール
８：００ 仕事開始
８：００～９：００ 業務の連絡・調整→予定通り完了
９：０５～１２：００ 優先タスクA→予定通り完了
１３：００～１４：００ 会議 →～１３：４０
１４：１０～１６：００ 優先タスクB→～１３：５０～１５：５０予定通り完了
１６：１０～１７：００ 優先タスクC、他タスクの確認→１６：００～１６：３０予定通り完了、１６：３０～明日の確認、計画
※タスクの優先順位が大きい＞小さい、期限が短い＞長い、周りに影響を与える＞与えない
を基準にして決めます。(わからない場合は上司に確認することが望ましいです)
タスクAは１００hで〇月〇日まで、タスクBは５０hで〇月〇日まで、タスクCは５０ｈで〇月〇日までなどもメモしておくと良いです。
このように終わったものに対してチェックを入れることが自分の時間を管理することです。
- タスクの優先度を決める
- 切り替え時は余裕時間を入れる
- 自分の予定終了より１０％くらいは余裕時間を見ておく
私は今までメモをあまりとらなくてもそれなりに仕事ができていましたが、段々と仕事の幅が広がってくると手に負えなくなりメモにスケジュールを入れて振り返りを行うようにしました。
そうすることで無駄な残業が無くなり、日々のあれもしなきゃこれもしなきゃといったことも気にならなくなりました。
どうしても優先順位が高くて期間が短いタスクについては残業は致し方ないところもありますが、それぞれのタスクをどれくらいの完成度で終わらせるかといったところも重要です。
ある程度の資料でよいのであれば期間重視で早めに提出しあとはフィードバックをすぐにもらうようにする、
しっかりした数字が必要なのであればそれなりに時間をかけて根拠もそろえるようにするなど
重要度も考えて仕事をするようにしています。
残業は会社にとってもコストですし、本人にとっても決して良いものではないのでそこはしっかり理解して仕事しなければなりません。
ただ、仕事で一番よくないのは焦りがほかの人に伝わってしまうことかもしれません。
自分だけが忙しいみたいな雰囲気を出すと周りの人はそう思わないので、空気が悪くなります。
仕事を管理する立場であれば能力のある部下にしっかりやってもらうよう指示し、
指示をもらう部下であれば指示された期間で終われるかどうかを考え、把握してタスクをこなせるようにしなければいけません。
スケジュールを管理することで自分の現時点の能力を把握してもらい、お互いが能力の＋αの程よいところで仕事できるのが理想といえます。
明日から変われる小さな一歩を踏み出そう
時間が足りなくて残業が減らなくて困っているなら、メモ帳などにスケジュールを入れて振り返る習慣を身につけましょう。
小さいことかもしれません。
わかっていることかもしれません。
それでも頭だけで考えるのではなく書いてみて確認することでインプットしやすくなります。
- スケジュールを予定にしてメモ帳の左に書いて右には実際に行った時間とタスクを書き出し、自分の考えている一日がそのとおりになるか確認。
- どこで時間が足りなくなっているのか？原因を見つける。
- 原因に対しての時間配分があっているのか？見直す。
- 仕事の優先順位を決めて期日までの時間配分を決める。
- 次の日から見直したスケジュールにしてタスクを行う。
予定外の出来事ができたらそれも原因の一つです。
仕事はなかなか思った通りには進みません。
それでも一日を軌道修正することで一か月一年一年を修正できます。
スケジュール管理ができるようになれば、
- 仕事効率がよくなる
- 無理しない働き方ができる
- 余計なことを考える必要がなくなる
- イライラしなくなる
- 資格取得時間が作れる
これらのメリットがあり自分の時間を作れるはずです。
私は、自分の次の目標を見据えることができるようになって時間をコントロールできるようになりました。
参考書の紹介
